文書管理制度細(xì)則解釋
制度名稱文書管理制度受控狀態(tài)
編號(hào)
執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門
第一章總則
第1條目的
為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。
第2條范圍
本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。
第二章收文
第3條簽收文件時(shí)，要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。
第4條簽收文件時(shí)，要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第5條簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。
第6條文件的登記編號(hào)：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記。登記項(xiàng)目一般包括收到日期、順序編號(hào)、來文單位、發(fā)文字號(hào)和文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管，個(gè)人不得存放。
第7條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章發(fā)文
第8條企業(yè)的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā)；企業(yè)本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。
第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。
第10條在企業(yè)日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。
第四章分文
第11條外來文件由行政管理部登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
第12條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。
第五章會(huì)簽
第13條需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。
第14條各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。
第15條文件收文后，再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。
第16條重要文件的審核、批示與執(zhí)行
涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。
第六章立檔
第17條經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。
第18條立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號(hào)，卷首有案卷目錄。
第19條文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章文書日常管理
第20條借閱
�。�1）凡因工作需要借閱文件時(shí)，必須履行手續(xù)，一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
�。�2）文件借出室外需登記，借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全，閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
�。�3）翻印（復(fù)�。┤缧鑿�(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。
第21條保管
�。�1）文件應(yīng)妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。
�。�2）所有文件應(yīng)有專柜存放，加鎖，定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防濕。
�。�3）機(jī)密文件按密級(jí)保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>
第22條文件的銷毀
文件的銷毀應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并建賬登記，經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。
第八章附則
第23條本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。
編制日期審核日期批準(zhǔn)日期
修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期